Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni
Giriş
Hüseyin Kömürcü Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik Bürosu ("Büro") olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat kapsamında kişisel verilerinizin güvenliği konusunda azami hassasiyet göstermekteyiz.
İşbu aydınlatma metni, KVKK'nın 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında, veri sorumlusu sıfatıyla tarafınıza bilgilendirme yapmak amacıyla hazırlanmıştır.
1. İşlenen Kişisel Veriler ve Kategorileri
Büromuz tarafından aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:
| Veri Kategorisi | İşlenen Veriler | Veri Sahipleri |
|---|---|---|
| Kimlik Bilgileri | Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, vergi kimlik numarası, imza | Müşteriler, Potansiyel Müşteriler |
| İletişim Bilgileri | Telefon numarası, e-posta adresi, adres, faks numarası | Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Web Sitesi Ziyaretçileri |
| Finansal Bilgiler | Banka hesap bilgileri, IBAN, mali tablolar, beyanname bilgileri | Müşteriler |
| Mesleki Bilgiler | Şirket unvanı, faaliyet alanı, sektör, çalışan sayısı, ticaret sicil bilgileri | Müşteriler, Potansiyel Müşteriler |
| Hukuki İşlem Bilgileri | Sözleşme bilgileri, dava dosya bilgileri, icra takip bilgileri | Müşteriler |
| İşlem Güvenliği Bilgileri | IP adresi, çerez verileri, oturum bilgileri, form gönderim tarihi | Web Sitesi Ziyaretçileri |
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Toplanan kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
A. Sözleşmesel Amaçlar:
- Mali müşavirlik ve muhasebe hizmetlerinin sunulması
- Vergi beyannamelerinin hazırlanması ve iletilmesi
- SGK bildirge ve beyannamelerinin düzenlenmesi
- Defter tutma ve mali raporlama hizmetlerinin yerine getirilmesi
- e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv ve e-İrsaliye işlemlerinin yürütülmesi
- Şirket kuruluş, birleşme, devir ve tasfiye işlemlerinin gerçekleştirilmesi
B. Yasal Yükümlülükler:
- 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu uyarınca defter ve belge saklama yükümlülüğünün ifası
- 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun kapsamında kimlik tespiti ve şüpheli işlem bildirimi
- Maliye Bakanlığı, SGK, Ticaret Sicili ve diğer resmi kurumlarla yapılan yazışmalar
- TÜRMOB ve İSMMMO düzenlemelerine uyum sağlanması
C. İletişim ve Bilgilendirme:
- İletişim taleplerinizin değerlendirilmesi ve yanıtlanması
- Hizmetlerimiz hakkında bilgi sunulması ve teklif hazırlanması
- Yasal değişiklikler ve mevzuat güncellemeleri hakkında bilgilendirme
- Randevu ve görüşme organizasyonlarının yapılması
D. Güvenlik ve Hukuki Koruma:
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
- Hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri
Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemlerle toplanmaktadır:
- Doğrudan Toplama: Yüz yüze görüşmeler, telefon görüşmeleri, e-posta yazışmaları
- Elektronik Ortam: Web sitesi iletişim formu, WhatsApp iletişimi, e-posta
- Fiziksel Ortam: Posta yoluyla gönderilen belgeler, elden teslim edilen evraklar
- Üçüncü Taraflar: Resmi kurumlardan (GİB, SGK, Ticaret Sicili) alınan bilgiler
- Otomatik Yollar: Web sitesi çerezleri, sunucu log kayıtları
4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
Verileriniz KVKK'nın 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
- Açık Rıza (md. 5/1): Pazarlama ve bilgilendirme faaliyetleri için
- Kanunlarda Açıkça Öngörülme (md. 5/2-a): 3568 sayılı Kanun, VUK, 5549 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülükler
- Sözleşmenin Kurulması veya İfası (md. 5/2-c): Hizmet sözleşmesinin kurulması ve mali müşavirlik hizmetlerinin sunulması
- Hukuki Yükümlülük (md. 5/2-ç): Vergi mevzuatı, iş ve sosyal güvenlik mevzuatı kapsamındaki yasal yükümlülükler
- Bir Hakkın Tesisi veya Korunması (md. 5/2-e): Hukuki uyuşmazlıklarda savunma hakkının kullanılması
- Meşru Menfaat (md. 5/2-f): İletişim taleplerinin değerlendirilmesi, hizmet kalitesinin artırılması
5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıdaki taraflara aktarılabilecektir:
A. Yurt İçi Aktarım:
- Kamu Kurum ve Kuruluşları: Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), Ticaret Sicili Müdürlükleri, MASAK
- Meslek Kuruluşları: TÜRMOB, İSMMMO
- Hukuki Danışmanlar: Avukatlar ve hukuk büroları (dava ve icra takibi süreçlerinde)
- İş Ortakları: Muhasebe yazılım firmaları, e-dönüşüm hizmet sağlayıcıları
- Teknik Hizmet Sağlayıcılar: Sunucu, hosting ve bulut hizmet sağlayıcıları
B. Yurt Dışı Aktarım:
Kişisel verileriniz kural olarak yurt dışına aktarılmamaktadır. Ancak kullandığımız bazı teknik altyapı hizmetleri (e-posta, bulut depolama) nedeniyle, açık rızanız dahilinde ve KVKK'nın 9. maddesi kapsamında yeterli korumayı sağlayan ülkelere veya taahhütname imzalanan veri işleyenlere aktarım yapılabilmektedir.
6. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre ve yasal saklama süreleri boyunca muhafaza edilmektedir:
| Veri Kategorisi | Saklama Süresi | Dayanak |
|---|---|---|
| Muhasebe Defterleri ve Mali Belgeler | 10 yıl | 213 sayılı VUK md. 253 |
| Vergi Beyannameleri ve Ekleri | 5 yıl (tarh zamanaşımı) | 213 sayılı VUK md. 114 |
| SGK Belge ve Kayıtları | 10 yıl | 5510 sayılı Kanun md. 93 |
| Hizmet Sözleşmeleri | 10 yıl (sözleşme bitiminden itibaren) | 6098 sayılı TBK md. 146 |
| İletişim Formu Verileri | 2 yıl | Meşru menfaat |
| Çerez ve Log Kayıtları | 2 yıl | 5651 sayılı Kanun |
Saklama süresinin dolmasının ardından kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.
7. Veri Güvenliği Tedbirleri
Büromuz, kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak amacıyla aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:
- Kişisel verilere erişim yetkilendirmesi ve erişim kontrolü
- SSL/TLS şifreleme ile güvenli veri iletimi
- Güncel antivirüs ve güvenlik duvarı yazılımları
- Düzenli veri yedekleme ve felaket kurtarma planları
- Fiziksel güvenlik önlemleri (kilitli dolap, güvenli arşiv)
- Çalışan gizlilik taahhütnameleri ve farkındalık eğitimleri
- Veri işleyen üçüncü taraflarla gizlilik sözleşmeleri
8. İlgili Kişinin Hakları
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme
- e) KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
- f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- h) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
9. Başvuru Usul ve Esasları
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerle başvurabilirsiniz:
| Başvuru Yöntemi | Adres / Bilgi |
|---|---|
| Yazılı Başvuru | Fevzi Çakmak Mah. Atışalanı Cd. Kurşunoğlu İşhanı No:14-22, Esenler / İstanbul (Zarfın üzerine "KVKK Başvurusu" yazılmalıdır) |
| E-posta | info@huseyinkomurcu.com.tr (Konu kısmına "KVKK Bilgi Talebi" yazılmalıdır) |
| Noter Kanalıyla | Yukarıdaki adrese noter aracılığıyla |
| Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) | Mevcut değil |
Başvuruda Bulunması Gereken Bilgiler:
- Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza
- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için pasaport numarası veya varsa kimlik numarası
- Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi
- Varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon ve faks numarası
- Talep konusu
Yanıt Süresi: Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarife uygulanabilir.
10. Çerez (Cookie) Politikası
Web sitemizde aşağıdaki türde çerezler kullanılmaktadır:
- Zorunlu Çerezler: Web sitesinin düzgün çalışması için gerekli olan, devre dışı bırakılamayan çerezler
- Analitik Çerezler: Google Analytics aracılığıyla site kullanım istatistiklerinin toplanması (yalnızca onayınız ile)
- İşlevsel Çerezler: Tercihlerinizin hatırlanması için kullanılan çerezler
Çerez tercihlerinizi web sitemizdeki çerez bildirim panelinden yönetebilir veya tarayıcı ayarlarınızdan çerezleri silebilir/engelleyebilirsiniz.
11. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na Şikayet Hakkı
Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün, her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunabilirsiniz.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu:
Adres: Nasuh Akar Mah. Ziyabey Cad. 1407. Sok. No:4, 06520 Balgat / Çankaya / Ankara
Web: www.kvkk.gov.tr
12. Aydınlatma Metninde Değişiklik
İşbu aydınlatma metni, yasal düzenlemelerdeki değişiklikler, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları ve büromuzun veri işleme faaliyetlerindeki güncellemeler doğrultusunda revize edilebilir. Değişiklikler web sitemizde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
Önemli değişiklikler hakkında müşterilerimize e-posta yoluyla bilgilendirme yapılacaktır.